定期内部監査の実施：内部監査報告書とフォローアップ

「JISQ19011マネジメントシステム監査のための指針」を読んでいて、私が分かりにくいと感じたのは、「箇条5　監査プログラムのマネジメント」と「箇条6　監査の実施」の違いです。

そこで、QMSの内部監査を想定して次のように考えました。

ここでは、定期内部監査報告書の作成・配布からフォローアップについて、内部監査責任者の視点で説明します。

なお、「JISQ19011マネジメントシステム監査のための指針」の説明では、何をいっているのかよく分からなくなるので、私なりに解釈しています。JISQ19011の正確な意味を知りたい場合には、JIS規格をご参照ください。

内部監査報告書の作成及び配布

内部監査報告書は、内部監査リーダーが作成します。

内部監査報告書は、客観的事実に基づいて、次の事項を含めて作成します。

内部監査の目的や範囲（内部監査報告書に明記しているので、「内部監査計画により」で済ませることもできます。）
内部監査チ－ム（監査員）と内部監査対象部署の参加者（同席者含む）
内部監査を行った日時及び場所
内部監査基準（内部監査は内部監査規定に基づき実施しますので、「内部監査計画により」で済ませることもできます。）
内部監査の所見と関連する証拠（観察した事象など）
内部監査の結論（不適合、観察事項、その他など）
内部監査チームと内部監査対象部署（長）との間で、内部監査中に解決できなかった意見の相違
サンプリングにより内部監査を実施したこと。（例えば、内部監査中に発見した記録が1件あったからといって、すべてが不適合だとはならない。不適合や指摘がないから、すべてルール通りできていることにはならないということ。）

その他、内部監査報告書に含めるか内部監査計画などを参照する事項を次に示します。

なお、内部監査報告書は、報告書であるがゆえに形式的になりがちです。そこでチェックリストを利用するのも内部監査結果の活用の視点から有効だと考えています。

例えば、内部監査中に気づいたことや改善のヒントについては、チェックリストに記載して、内部監査報告書と共に内部監査対象部署長に今後の参考資料（業務改善等のヒント）として渡すようにしています。

内部監査報告書は、内部監査規定で定めた期限までに配布します。

例えば、内部監査報告書のメールで送付する場合、送付先は次のように内部監査報告書の配布先は限定します。

不適合により是正が必要な場合、

是正策実施後のフォローアップ、是正策（再発防止策）が有効かどうかの判断は、内部監査責任者が行います。

この際、必要に応じ、内部監査リーダーに指示を出し、是正策の実施状況を確認します。

はかせ

内部監査報告書とチェックリストは、他部署のISO活動について知る資料にもなりますので、有効利用した方がよいと考えています。

実際には、会社の状況（経営層の判断などを含む）によりますので、内部監査責任者としてどうするかは、正解のない命題のようでもあります。

内部監査の完了は、立場により次のようになります。

内部監査対象部署長：内部監査報告書を受領。不適合がある場合には、是正策実施まで。
内部監査員：担当する内部監査対象部署の内部監査報告書が内部監査対象部署長への送付。不適合がある場合には、是正策実施（必要な場合は、是正策の有効性確認）まで。
内部監査責任者：全部署の内部監査報告書の送付完了。不適合がある場合には、是正策の有効性確認を含むフォローアップ完了。マネジメントレビューのインプット情報として、内部監査報告書（総括）の作成まで。

なお、内部監査で使用・入手したすべての文書化した情報は、内部監査計画や関連する要求（ルール）により管理します。