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マルチタスクをマネジメントするカレンダーアプリの使い方

管理責任者の心得

1度に2つのことはできないけれど、職場では1人で2つや3つの仕事を並行して進めているのが当たり前、時には10個程度の仕事が並行して進むこともあります。

何がいいたいかというと、「仕事はマルチタスクであることが基本」ということです。

さらに、同じ仕事というのは基本的になく多種多様であることが当たり前、仕事の周りの状況(環境)はまさに千変万化、お客様は十人十色とはよくいったものです。

つまり、日々、様々な仕事を様々なお客様と、刻々と状況が変化する中、複数の仕事を並行してこなしていくことが求められるということです。

ここでは、1度に2つのことをするマルチタスクはできないけれど、複数の仕事を並行してすすめるマルチタスクな時間管理について説明します。

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仕事の基本はマルチタスク

複数の仕事を並行して進めることは特別なことではありません。

毎日やっていることを振り返ってみると、

例えば、毎日の仕事がルーティン(定常業務)である場合でも、

  • 突発的に割り込み仕事が入る。
  • 毎日(毎週、毎月)の期限までにやっておくことがある。

などがあれば、定常業務に加えて、割り込みの仕事や期限までの仕事を並行して進めていることになります。

例えば、実作業は同じ内容であっても、お客様が変われば、お客様の数だけ同じ仕事を並行して進めることになります。

「ミスを減らすためのマルチタスク」については、以下の記事をご参照ください。

マルチタスクで仕事をこなすために必要なこと

マルチタスクで仕事をこなすため、必要になってくるのは時間管理です。

時間管理といっても難しく考えることはありません。

基本は、

  • 現在抱えている仕事
  • 各仕事を分解した作業をいつやるか(予定時間の確保)

をすればよいことになります。

2023年にマルチタスクとなる仕事に取り組んだ例をつかい、マルチタスクで複数の仕事を同時に進める方法を紹介します。

マルチタスクな仕事の目標:新しいブログを2つ作る

2023年の夏前になりますが、私はこのブログともう1つ技術系のブログの計2つのブログを運営していました。

1つはこのブログで、投稿ペースは毎週1記事としています。

プロフィール
ビジョンで回すはかせの品質マネジメントの作成者、博士(はかせ)のプロフィールです。きっかけはある社長さんからのISOについての質問「ISO(ISO9001の2000年版)を取ろうとおもうのだけど、博士(はかせ)どう思う?」からでした。

もう1つの技術系のブログは、投稿ペースは月2記事としています。

実験とCAEとはかせ工房
音振の実験・計測、シミュレーション、モデリングと振動制御、はかせ工房「ガンプラ、電子工作とプログラミング」

目標は、2つのブログを立ち上げるとしました。

2023年11月現在も週1記事程度で投稿している以下の2つのブログのことです。

博士による写真で見る軍用機と関連技術
博士による写真で見る軍用機と関連技術
できることはやってみる博士のワークショップ
できることはやってみる博士のワークショップ

準備段階での混乱

運営している2つのブログに加えて、新たに2つのブログの準備に着手しました。

ある程度、ブログ記事の材料や記事の準備をしましたが、これが思っていた以上に難しく、以下の作業がうまく整理できず、何をやっているのかと自問するようなこともありました。

  • 2つのブログで共通に準備すればよいこと
  • 各ブログごと独自に準備すること

ブログの準備段階の作業で混乱するということは、ブログ公開後に継続投稿していく場合にも混乱することが予想されます。

そこで、タスク管理ツールやnotionなどの利用を試してみたのですが、ツールを使ってタスク(個別の作業)を管理することが目的となってしまい、実作業が進まない結果となりました。

これまでどうやって複数の仕事を管理してきたか振り返る

ツールを使えばマルチタスクな仕事を管理できると思っていた自分の考えが間違っていたことに気づき、これまでにどんなふうに仕事の進捗を管理してきたか整理しました。

私は、スマホ(PDAと呼ばれていた時代から)の予定表を使って、並行する仕事の管理をしています。

例えば、その日にやることは、終日の予定として入力(仕事の種類が分かるように)します。

(1)終日予定の入力例(その1)

[第1:管理責任者、タスク管理、他人のタスク管理]

この意味するところは、次の通りです。(自分が分かればよいので)

  • 第1ブログ(最初に作ったブログ)
  • 管理責任者のカテゴリ
  • タスク管理、他人のタスク管理について考える(原稿を書く)。

(2)終日予定の入力例(その2)

[第3:USAFとEGLIN AFBのWebでF-15EX情報]

この意味するところは、次の通りです。

  • 第3ブログ(3つ目に作ったブログ)
  • USAFとEGLIN AFBのWebサイトでF-15EXの新しい情報がないか確認する。

(3)時間を決めたタスクとしての入力例

時間を決めたタスクは、次の様な感じで入力しています。

[20:30~21:00 F-15QAの写真を探す]

[21:00~22:00 B-2の写真をDLする] 

スケジュールの入力は、次の様なルールとしている他特別なことはしていません。

  • 予定の時間帯は30分単位
  • 1時間と30分のタスクがある場合、開始時間をずらして入力(1時間のタスクも30分の時間帯で入力するということ)
  • 完了したタスクは消す(再利用したり、後で見ることがないので。むしろ残っていると100%できないことがほとんどなので、やり残したことなどを思い出したりしてマイナスの印象を受けてしまうため)。
  • 残したいタスク(終わらなかったけれど、やらないといけないことなど)は、終日予定として残す。

スマホやPCの予定表を含めた使い方をまとめると

予定表は、スマホとPCの両方で使っています。

ブログ記事やブログ運営に関することは、次の様な感じで入力しています。

  • 思いついたこと、ヒント、小さな作業(タスク)は、終日予定として入力する。
  • 作業は、30分が基本で長くても1時間で時間帯を決めて予定として入力する。
  • 長くなりそうなメモは、Google Keepに入力。
  • Google Keepの文字数が増えたら、Googleドキュメントにする。
  • Google Keepのメモ数が増えてきたと感じたら、1つのメモにまとめたりGoogleドキュメントに入力する。

マルチタスクな仕事をこなすためのおすすめリンク

仕事はマルチタスクについては、ちきりんさんの以下の記事がおすすめです。

読みやすく分かりやすい記事だと思います。

はかせ
はかせ

「めっちゃ重要な基礎スキル」は、その1からその3まであり、ちきりんさんが「社会人として必須スキル」と考える仕事の超重要スキルについて書かれています。

ちきりんさんの4部作、まだ読んだことのない方は、タイトルが気に入ったものから読んでみてはいかがでしょうか?

Bitly
Bitly
Bitly
Bitly
はかせ
はかせ

私は、本は紙の方が好きです。

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まとめ

1度に2つのことはできないけれど、職場では1人で2つや3つの仕事を並行して進めているのが当たり前、時にはそれ以上の仕事が並行して進むこともあります。

「仕事はマルチタスクであることが基本」ということです。

ここでは、1度に2つのことをするマルチタスクはできないけれど、複数の仕事を並行してすすめるマルチタスクな時間管理について、以下の項目で説明しました。

  • 仕事の基本はマルチタスク
  • マルチタスクで仕事をこなすために必要なこと
    • マルチタスクな仕事の目標:新しいブログを2つ作る
    • 準備段階での混乱
    • これまでどうやって複数の仕事を管理してきたか振り返る
  • スマホやPCの予定表を含めた使い方をまとめると
  • マルチタスクな仕事をこなすためのおすすめリンク
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はかせ

サイト管理人で記事も書いているモノづくり会社の品証の人
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