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内部監査員の力量と評価:内部監査員(メンバー、リーダー)の力量評価基準

はじめての内部監査責任者

「JISQ19011マネジメントシステム監査のための指針」を読んでいて、私が分かりにくいと感じたのは、「箇条5 監査プログラムのマネジメント」と「箇条6 監査の実施」の違いです。

そこで、QMSの内部監査を想定して次のように考え、説明してきました。

  • 「5 監査プログラムのマネジメント」は、内部監査の中期計画
  • 「6 監査の実施」は、定期内部監査

内部監査を活用するためには、内部監査員の育成(教育・訓練)が不可欠です。

ここでは、内部監査員の力量評価基準について、内部監査責任者の視点で説明します。

なお、「JISQ19011マネジメントシステム監査のための指針」の説明では、何をいっているのかよく分からなくなるので、私なりに解釈しています。JISQ19011の正確な意味を知りたい場合には、JIS規格をご参照ください。

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内部監査員の評価基準の確立

一般的な評価基準には、定性的な基準と定量的な基準があります。

実際に評価する場合には、定性的な基準と定量的な基準を組み合わせ、さらに総合的に評価することもあります。

内部監査の定量的、定性的な評価基準

内部監査の評価基準に当てはめると、

定性的な評価基準とは、次のようなものです。

  • 教育・訓練や職場での行動
  • 知識や技能のパフォ-マンス(力量レベル)

定量的な評価基準とは、次のようなものです。

  • 業務経験、教育・訓練の実績(年数)
  • 内部監査の経験(担当した回数)
  • 内部監査員研修の実績(時間)

なお、私の経験では、定量的な評価基準は、内部監査員候補者をスカウトしたり、評価しているという実績を説明する際につかうことが多いです。

実際に評価する際には、定性的な評価が主となりますので、内部監査員の個々の経験を含む力量の実力を把握し、必要な教育・訓練を行い、内部監査員としてレベルアップさせていくかを考えることも必要になります。

内部監査責任者として内部監査員の評価を行う際、難しいと思うは、どの様に記録(エビデンス)を残していくかということです。評価そのものは、基準を作ればそれなりの形になるのですが、評価そのものを説明しうる記録(エビデンス)は、関係者以外には理解しがたいものになりがちで、この点はある程度妥協しています。

内部監査員の力量評価基準の例

内部監査員候補者となってから、実際の内部監査員になるまでには、次の段階を踏みます。

  • 内部監査員としての基礎知識(いわゆる座学的な内容)
  • 内部監査員のOJT
  • 内部監査員のリーダーになるためのOJT

評価基準は、上述の次の段階に進むために必要になります。

内部監査員として内部監査員を評価する場合、内部監査員としての教育・訓練が進み、内部監査員(候補者)としての知識や経験を積むと共に実際に評価することが変わっていきます。

また、個人差も大きいことから、内部監査責任者としては、個人の力量や性格なども考慮する必要があります。

内部監査員としての基礎知識の評価基準

内部監査員としての基礎知識の評価は、内部監査員のOJTに進めるかどうかを判断するものです。

知識については、次のことについて自分で理解できているかを判断します。

  • ISO品質マネジメントに関する基礎知識
  • 会社の品質方針、品質目標と各部署の品質目標との関係
  • 内部監査担当部署の一般的な業務フロー
  • 内部監査員としての心構えと基礎知識(関連規定、役割)

実際に内部監査員をできるかどうかについては、

内部監査員としての基礎知識に関する教育・訓練を通じで、内部監査におけるコミュニケーション能力を確認します。

例えば、次のことを確認します。

  • 会話における言葉遣い
  • 質問に対する回答や説明についての話し方

つまり、

  • 内部監査対象部署長やメンバーに対し、不快感を与えるような言葉遣いや態度をとるかどうかを見極める。

ということです。

内部監査員のOJTの評価

内部監査員のOJTは、

  • 最初は、内部監査リーダーに指示されたことができるか。
  • 担当する業務内容(記録の確認、業務内容の確認、部署長に対するインタビュー)
  • 内部監査実施後のチェックリストの作成(まとめ)
  • 内部監査報告書の作成
  • 不適合のフォローアップ

などを段階的に経験していきます。

内部監査員に求められるスキル(力量)は様々ですが、次の3つが重要です。

  • コミュニケーション(内部監査対象部署長とメンバー)
  • 正確な記録
  • 時間管理

内部監査員評価基準の例を下表に示します。

  • レベル5は、内部監査責任者と内部監査責任者候補を、レベル1は、いわゆる見習いを想定しています。
レベル 評価基準
内部監査員の指導ができる。
リーダーとして内部監査をできる。
指導を受けた部署なら内部監査をできる。
指導を受けながら内部監査をできる。
力量不足(監査対象業務、監査員としての知識等)

 

なお、個々の内部監査員の評価は、

  • 内部監査員が増えて、横並びの評価ができる。
  • 内部監査員全体の力量レベル(上表でレベル3以上)が、一定レベル以上ある。

ようになるまでは、個別評価でよいと考えています。

内部監査リーダーになるための評価

内部監査は、リーダーとメンバーの2名で行います。

内部監査リーダーとして必要になる力量を列挙します。

  • 内部監査メンバーができることについて、1段階上のレベル
  • 内部監査のスケジュール管理
  • 内部監査中の時間管理
  • 内部監査の目的(業務改善)に関することの(ヒアリングや現場確認などを通じて)観察
  • 不適合や是正が必要なことの確認(エビデンス、根拠)、説明、フォローアップ
  • 不測の事態への対応

内部監査リーダーに求められることには、

  • 不適合や観察事項をみつけた場合、監査ルールに従った対応をすること
  • 必要な記録を残すこと
  • 不適合原因と是正のフォロー

などがあります。

これらのことへの対応力を評価しようとすると、評価項目を整理するだけでもかなりのボリュームがあり、結果的に評価をすることが目的となってしまいがちです。

このため、上述の力量評価基準の例を使った総合評価で判断しています。

内部監査員リーダーになったからといって、内部監査ができるとは限りませんので、実際の内部監査で経験を積ませる(見守る)ことが必要です。

なお、内部監査員の教育・訓練や育成については、内部監査リーダーに一部任せることはあっても、基本的に内部監査責任者の役割だと考えています。

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まとめ

「JISQ19011マネジメントシステム監査のための指針」は、「箇条5 監査プログラムのマネジメント」と「箇条6 監査の実施」の違いが分かりにくいと思います。

そこで、QMSの内部監査を想定して、「5 監査プログラムのマネジメント」は内部監査の中期計画、「6 監査の実施」は定期内部監査と考え説明してきました。

内部監査を活用するためには、内部監査員の育成(教育・訓練)には、内部監査員の評価が必要になってきます。

ここでは、内部監査員の力量評価について、内部監査責任者の視点に立ち、以下の項目で説明しました。

  • 内部監査員の評価基準の確立
    • 内部監査の定量的、定性的な評価基準
    • 内部監査員の力量評価基準の例
      • 内部監査員としての基礎知識の評価基準
      • 内部監査員のOJTの評価
      • 内部監査リーダーになるための評価
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