「内部監査規定（リンク先はこのブログの内部監査規定です）」と内部監査ガイドを使って、内部監査についての教育をはじめます。
- 内部監査ガイドは、Amazon Kindle：「ISO内部監査の取扱説明書」、このブログでは「内部監査ガイド」のページにまとめています。
ここでは、内部監査員（リーダー、メンバー）が内部監査前に準備することについて教育をすすめます。
内部監査員育成の登場人物を簡単に紹介します。
内部監査責任者の「はかせ」。社内ではISOの人といわれるｔこともありますが、博士（工学）でもあります。
社会人経験は浅いものの知らないことにも前向きに取り組む「レイ」さん。上司から推薦された内部監査候補者。
社会人経験の浅いレイさんと同期の「ソラ」さん。途中から内部監査員教育に参加予定です。
内部監査員として準備すること
内部監査計画が通知されると、いよいよ内部監査のはじまりです。
内部監査計画の通知時期は、内部監査初日の約1か月前を目途にしています。
内部監査員（リーダー、メンバー）は、自分が担当する内部監査の準備にとりかかります。
ここでは、内部監査員として内部監査直前に準備することや確認しておくことを説明します。
内部監査直前に準備することは、次の4項目です。
- 監査対象部署の仕事内容を確認すること
- 監査基準を知る（確認する）こと
- 質問リスト、チェックリストを見直すこと
- 過去の内部監査報告書を確認すること
内部監査対象部署の仕事内容の確認
「内部監査対象部署の仕事内容を確認する。」といわれても、何をすればよいのか悩むこともあるようです。
内部監査直前に内部監査対象部署の業務内容を確認することを列挙します。
- 会社全体の中での対象部署の仕事（業務）の位置づけを確認するため、品質マニュアルの組織図・QMS体系図、主要な会議体を確認します。
- 監査対象部署の業務内容は、例えば営業であれば、営業業務規定の業務ふうろーを確認します。
なぜ、内部監査対象部署の仕事内容を確認するかは、監査対象部署の仕事内容（業務フロー）が分からないと、内部監査の目的である業務改善に役立つような質問ができないからです。
内部監査対象部署の仕事内容といっても、精通した方がよいという意味ではありません。
内部監査対象部署の業務規程の業務フローと使われている用語の意味を知って入れば十分です。
内部監査実施中に、わからないことや言葉が出てくることがあります。
わからない時は、素直に聞くことが必要です。
例えば、現場で「あなたの仕事は何をすることですか？」とか、「今、何の作業をしているのですか？」など。
内部監査の基準を再確認
内部監査の基準を再確認するとは、不適合の判断基準だけではありません。
むしろ、内部監査経験の浅いうちは、不適合と判断することは難しいと考えています。
内部監査での判断基準の主となるものは、関連規定類や文書化されていないものを含めた部内ルールなどです。
例えば、営業部門の内部監査で、営業業務規定とは違う処理（作業）がなされていたとします。
この時、営業業務の業務フローが分からなければ、営業業務規定と違う処理がされていることに気づくことはありません。
- 偶然気づいて、結果的に規定と違っているような場合はあるかもしれません。
内部監査対象部署の関連規定類は、一通り目を通しておきます。
また、営業業務規定と違う処理をしていた場合の確認（質問）の仕方にも注意が必要です。
疑問に思った処理について、指摘ありきではなく、
- 営業業務フローの中では、どの部分（プロセス）に当たるのですか？
- 規定や部内のルールでは、どのように処理することになっているのですか？
- 質問した処理は、通常業務の中で一般的なものですか？それとも、例外処理にあたるものですか？
などなど、といったイメージで確認していきます。
日頃の仕事で見知った人とのやりとりでも、相手は内部監査員に指摘されている、質問されていると思っていることを、内部監査員は忘れないでおくことが重要です。
質問リスト、チェックリストの見直し
内部監査の前に、チェックリストや質問リスト（内部監査員個人として作ったもの）を見直します。
内部監査前に、内部監査責任者より内部監査員に配布される資料を読んで、必要なら質問リストを作成しておくことをおすすめします。
チェックリストや質問リストは、内部監査で確認しなければならないことを、もれなく効率的に確認（質問）して、記録を残すのに役立ちます。
- 確認した文書は、後日確認できるように文書番号、文書名、日時（発行日等）をメモしておきます。
内部監査リーダーは、内部監査報告書とチェックリストを作成し、内部監査責任者に提出します。
- 監査責任者から質問があった際、内部監査で使用したチェックリストや質問リストを残していれば、エビデンスとしても使えます。
内部監査では、正解のない質問をすることもありますが、確認しなければならないことを効率よく確認していくために、チェックリスト等を有効に使いたいものです。
過去の内部監査報告書を確認すること
過去（少なくとも前回の内部監査）の内部監査報告書は、内部監査責任者より事前に配布します。
- 内部監査報告書やチェックリストを読むことで、前回の内部監査の状況をある程度想像できるようになります。
不適合や観察事項などのフォローアップなどは、チェックリストや質問リストで確実に確認できるように準備します。
内部監査で確認しなければならないことは、内部監査当日も早い時間帯で確認しておくと、心の余裕につながります。
内部監査日時のリスケ対応
内部監査は、あくまでも業務優先と考えています。
このため、内部監査員は、「内部監査日時のリスケジュールは発生するものだ。」と考えておきます。
状況によっては、内部監査責任者に、計画とは違う部署の内部監査を指示されることもあるかと思います。
内部監査員としては、「そんなの聞いてないよ。準備する時間もないし・・・。」という思いもあるかと思いますが、監査責任者はできると判断して指示しているので、前向きにとらえて取り組んで欲しいと思います。
まとめ
「内部監査規定（リンク先はこのブログの内部監査規定です）」と内部監査ガイドを使って、内部監査についての教育をはじめました。
ここでは、以下の項目で、内部監査員（リーダー、メンバー）が内部監査前に準備することについて説明しました。
- 内部監査員として準備すること
- 内部監査対象部署の仕事内容の確認
- 内部監査の基準を再確認
- 質問リスト、チェックリストの見直し
- 過去の内部監査報告書を確認すること
