ここでは電子メールの一般的なマナーについて説明します。
- 電子メールのマナーについて
- メールの文章の書き方
- 使用する文字やメール形式に関する注意事項
- 宛先に関する注意事項
- メールアプリケーションの設定方針
- メールの利用における注意事項
SNSについては、さらに速報性や拡散速度についても考慮が必要です。
また、電話については、最近の電話サポートは通話の録音が一般的になってきています。通常の通話についても考え直すよい機会かもしれません。
電子メールのマナーについて
ビジネスの現場においてコミュニケーションツールとして普及しているメールですが、宛先の書き方や引用・転載に関する注意点など、メールのマナーが正しく理解されていないケースも少なくありません。
基本的に文字によるコミュニケーションが中心となるため、メッセージの真意が正しく伝わらずにトラブルの原因となる場合もあります。特に顧客や取引先などとメールをやり取りする場合にはことさら注意が必要です。
マナーについての考え方は会社によって異なる場合もありますが、ここでは一般的な内容について説明しています。
メールの文章の書き方
メールでやり取りする文章を作成する際は、以下の点に注意します。
題名（件名）
- メールの題名（件名、タイトル、サブジェクト）は、その内容が一目でわかるような簡潔なものにする。
- 海外に向けた送信では日本語が適さない場合があるので注意する。
一行あたりの文字数
- 本文中、一行あたり全角で30～35文字（半角で60～70文字）程度を目安にする。
- 段落ごとに一行空けたり、きりのよいところで改行したりするなどして、読みやすくする工夫をするとよい。
引用
- 相手の文を引用するときは、その議論に関係する部分だけにとどめて、文章が長くならないように配慮する。
署名、シグネチュア
- メールの末尾には発信者の名前、会社名、所属、連絡先(メールアドレスなど)を書き添えるとよい（署名、シグネチュアと呼ぶ）。
返信する前に確認する
- 受信したメールに返信する際は、関連する他のメッセージが同じ人から送られてきていないかどうかを確かめ、最新のものに目を通してから返信する。
携帯電話や携帯型端末などへの送信
- 携帯電話などへメールを送信する際は、相手が受け取れるメールの形式や文字数に制限があることに注意する。
- 特に、添付ファイル付のメールやHTML形式のメールは、相手が対応していない場合もあるので必要に応じ確認すること。
使用する文字やメール形式に関する注意事項
メールで使用する文字やメール形式については、以下の点に注意します。
半角カタカナ
半角のカタカナは、インターネット上の他のソフトウェアを誤作動させる可能性があるため使用しない。
コンピュータの機種に依存する文字や記号
- コンピュータの機種に依存する文字や記号（マルつき数字など）は使用しない。
- 使って安心な記号には以下のようなものがある。
- 、。，．・：；？！゛゜´｀¨＾?＿ヽヾゝゞ〃仝々〆〇ー―‐／＼～?｜…‥””
- “（）〔〕［］｛｝〈〉《》「」『』【】＋－±×÷＝≠＜＞≦≧∞∴♂♀°′″℃
- ￥＄??％＃＆＊＠§☆★○●◎◇◆□■△▲▽▼※〒→←↑↓〓
HTML形式のメール
メールソフトはHTML形式のメールを送る機能を持つが、相手がHTML形式のメールに対応していない場合もあるため、必要に応じHTML形式のメールを送ってもよいか相手に確認する。
宛先に関する注意事項
メールを送信する際は、宛先のメールアドレスをよく確認します。
宛先の種類には、「To:（宛先）」「Cc:（カーボンコピー）」「Bcc:（ブラインド・カーボンコピー）」があり、それぞれ以下のように使い分けます。
To:（宛先）
- メールの内容を伝えたい人のアドレスを書く。
- 最低ひとり。複数でもよい。
Cc:（カーボンコピー）
- 確認のため、あるいは、参考までにメールの内容を伝えたい人のアドレスを書く。
- 逆にCcのメールを受け取った場合、必ずしも返事を求められている訳ではない。
- また、Ccに書かれたアドレスは、メールを受け取った人全員に表示されるため、必要のない人にまで第三者のアドレスを公開してしまわないよう注意すること。
- Ccは空欄でもよい。
Bcc:（ブラインド・カーボンコピー）
- その人にメールが届けられることを他の人(To、Cc、他のBccに指定している人)に知らせたくないときに用いる。
- Bccに入力したアドレスは、受け取った側には表示されない。
- Bccは空欄でもよい。
- メールに返信するときは、To、Ccなどを確認し、必要がない人に返事が届くことのないように注意すること。
メールアプリケーションの設定方針
使用するメールアプリケーションを設定する際は、以下の点に注意します。
マクロウィルス対策
マクロウィルスの感染を避けるため、「添付文書を自動的に開く」設定にはしない。
自動転送機能
メールアプリケーションの自動転送機能を使用する際は、誤った宛先に転送されることがないように十分に注意する。
HTML形式のメール
- 一部のメールアプリケーションは、HTML形式のメールをデフォルトで送信するように設定されているものがあります。
- 相手のメールアプリケーションがHTML形式のメールを対応しているとは限らないため、デフォルトでテキスト形式を送信するように設定しなおす。
メールの利用における注意事項
メールを利用するにあたっては、以下の点に注意してください。
メールのセキュリティ
- メールは、ネットワーク上の複数のコンピュータを経由するため、秘密情報、クレジットカード番号、パスワードなどをメールで送信するべきではない。
- 必要に応じ、通信文を暗号化するなどの手段を講じること。
返事が遅い場合
- 送信したメールに対してすぐに返事が来ない場合、相手の事情やインターネット上の障害などによる遅延の可能性を考慮したうえで適切に対処する。
- 反対に、重要な内容のメールを受け取った場合は、直ちにその旨確認のメールを返信しておくとよい。
転送に関する注意
- 業務において送受信するメールには、社外秘情報、顧客の個人情報など、外部に漏らしてはならない情報が含まれている場合も多い。
- 受け取ったメールを転送する場合には、その内容と転送する宛先に十分注意すること。
メールの容量
- 会社および相手先のメールシステムや途中経由するネットワークに配慮し、容量の大きなメッセージや添付ファイルを送信するのは避けること。
- 会社によっては、送受信するメッセージの容量が制限されている場合もある。
- 送信しようとしているメッセージや添付ファイルの容量が大きいと思われる場合は、相手先に確認すること。
マクロ付の添付ファイル
- マクロ付きの添付ファイルをメールで送付する際は、その旨をメール本文で明記し、その明記がないメールを受け取った場合はコンピュータウィルスを警戒するよう受発信者間であらかじめ取り決める、といった配慮をすると良い。
メールボックス（受信メール）のチェック
- メールには取引上の情報、重要な連絡など、迅速に対応する必要のある内容が含まれる場合があるため、定期的にメールボックスを確認する。
- メールボックス内にあるメールの容量が管理者から割り当てられた容量を超えるとメールが受け取れなくため、不必要なメールはメールボックスから削除する。
チェーンメール
- チェーンメール(不幸の手紙など)を受け取った場合、返信・転送しない。
- 「あなたは１日以内に３人の友人にこの内容を伝えてください」というような依頼は、たとえ親しい人から届いたメールであってもこれに応じてはならない。
まとめ
一般的な電子メールのマナーについて、以下の項目について説明しました。
- 電子メールのマナーについて
- メールの文章の書き方
- 使用する文字やメール形式に関する注意事項
- 宛先に関する注意事項
- メールアプリケーションの設定方針
- メールの利用における注意事項
