内部監査員教育:品質保証部の内部検査員の育て方

品質保証部に配属となり基本的な検査業務ができるようになった検査員を、内部監査員として教育・訓練することになりました。

ここでは、品質保証部の検査員に対する内部監査員としての教育・訓練の1例について説明します。

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内部監査員としての基礎的な知識

内部監査員教育になるための基礎的な知識については、以下の記事の内容を座学で説明します。

内部監査:監査員教育初めの1歩
監査責任者1年目「従来通り」で内部監査と外部審査を終えましたがこれではまずいと思い監査員育成について考え始めました。ISO導入時の内容で分かりやすさ優先です。品質マネジメント、監査の種類、内部監査の流れとポイント、評価と是正処置の説明です。

基礎的な知識については、今期の内部監査でOJTではある程度内部監査員としての質疑応答も任せるつもりなので、実際に内部監査をやる場合を想定した補足説明を加えるようにします。

使用するテキストは、内部監査ガイドと品質マニュアルと規定になります。

使用するテキスト:内部監査ガイド

他にテキストとしては内部監査ガイドを使います。

内部監査ガイド(内部監査員教育資料)
ISO9000シリーズの内部監査員教育のため作成した「内部監査ガイド」を公開しています。内部監査を積極的に活用して会社の成長や継続的改善を図ることや、チェックリスト作成の作り方と見直し方などについてまとめています。

以下のKindle本では、「第3章 内部監査ガイド」の部分を主にできるだけ実際の内部監査を思い浮かべながら説明します。

特に被監査部署とのコミュニケーションをいかにとるか、やってはいけないこと(コミュニケーションがとれなくなってしまうおそれのあること)については、何度も繰り返し説明します。

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品質マニュアルと規定類

内部監査をするために、以下の知識は最低限必要だと考えています。

  • 品質マニュアルについては、組織図と品質マネジメントシステム体系図で、会社全体の業務フローの概要を知っていること。
  • 規定類については、被監査部署の業務い関する規定の業務フローの概要を知っていること。

内部監査員の教育・訓練担当者としての着眼点

内部監査員を育てる場合、内部監査員候補者の仕事ぶりを知っていればある程度適性を見抜くこともできますが、そうでない場合には、監査員教育を始める前にISOの基礎についてのきぃういくとして次のようなことを見ています。

  • 熱意(内部監査員になる気持ちはあるか、やる気があるかを観察)
  • 記録を取れるか、まとめられるか?(座学内容についてのレポートで確認)
  • コミュニケーション(言葉遣い、人当たり)

また、OJTをさせる場合には、チェックリストを渡して記録をとるよう指示しています。

  • 監査中の質疑応答ややりとりを正しく記録できているか?
  • 記録をエビデンスを特定できるか?
  • 思い込みで記録を残していないか?
はかせ
はかせ

内部監査員候補者は、こんなところを見ているとは思っていないでしょうが、上記のことができない人もいるので、この段階での見極めは重要です。

レポートやチェックリストを見て、次の様なことを確認します。

  • 実際やってみて難しいと思ったことなど。
  • 記録が取れていない場合、どうして記録できなかったのか?どうすればよかったと思うか?

実際のところ、故意なのか力量不足なのかは分かりませんが、次の様なケースがあり、このような場合には、実際の内部監査で対応させることはほぼないです。

  • レポートやチェックリストを催促しないと提出しない。
  • 記録の内容が実際のやりとりと違う。

OJTで内部監査員を体験させてからが本当の監査員教育

内部監査員のOJTでもいきなり質問をさせるわけではありません。

監査員候補者の力量にもよるのですが、次の様な段階を踏んでいます。

  • まずは、監査員の横に座り記録を取る。
  • 記録の確認作業をさせる。
  • (とりあえず聞いてみるように言って)1つ質問をさせる。

ここまでをクリアできると、

  • 例えば営業業務についての質問を担当させる。

ようにします。

そして、本人がやると言ったら、

  • (隣にいて何かあればフォローするからと言って)実際に一人で担当させる。

ここまできたら、量をこなします。「習うより慣れろ」ということです。

内部監査に都度確認すること(注意喚起を含めて)

内部監査は年1回としています。

1人で担当できるようになった内部監査員に対してもそうですが、内部監査責任者としても次の様なことを毎回確認するようにしています。

  • 内部監査の基本姿勢
    • 内部監査の目的は、業務改善や困っていることを聞き出すこと。
    • 規定通りにやっていない等の指摘をするのが目的ではない。
  • 内部監査の配分は、聞くのが7、質問2、観察1
  • 監査の進め方
    • まずは、挨拶から。
    • 被監査部署内のトピックス、社内外の環境の変化、社長から言われていることを聞きながら緊張を解く。
  • 内部監査での注意点
    • 時間配分に注意、予定時間の超過は不可
    • 不十分という表現は不可
    • 内部監査は、ルールは規定のこの部分、現実はこうでした。だから観察事項(不適合)と判断する。等
    • 観察事項や不適合でも、そのような現実(事象)となった理由を探る。そもそもルールがおかしい(実態と整合していない)こともある。

まとめ

品質保証部に配属となり基本的な検査業務ができるようになった検査員を、内部監査員として教育・訓練することになりました。

ここでは、品質保証部の検査員に対する内部監査員としての教育・訓練の例について、以下の項目で説明しました。

  • 内部監査員としての基礎的な知識
    • 使用するテキスト:内部監査ガイド
    • 品質マニュアルと規定類
  • 内部監査員の教育・訓練担当者としての着眼点
  • OJTで内部監査員を体験させてからが本当の監査員教育
  • 内部監査に都度確認すること(注意喚起を含めて)
はかせ

ISOを学ぶきっかけは、知り合いの社長さんからのISO認証取得の相談からでした。
品質マネジメントは、会社をよくするツールであり、チームやプロジェクトにも使えるよくできた仕組みです。

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