実はやっているマネジメントレビュー。経営判断の一部です。

ISO9000シリーズの中で内部監査と並びなじみがないと思われるのがマネジメントレビューかと思います。

しかし実際のところ、マネジメントレビューという言葉になじみがないだけで、その中身は経営会議や役員会議などに含まれていることだと思います。

私は経営会議などには参加したことはありませんが、ISO9001:2015の事例紹介などで経営者、経営層が実施しているとの例を聞きますし、あながち的外れではないと思います。

「ISOへの投資に対し成果がでていない。」との声を聞くこともあります。

「会社経営の視点からISOのマネジメントレビューを利用できないか」について、管理責任者から話を聞いてみるのもよいとは思うのですが、管理責任者が品証部長であることが多いケースでは実行は難しいのかもしれません。

社長が品証部長に聞くことは、クレームや検査などのモノの品質に関することの様ですし、品証部長には伝えない情報の1つに経営情報があることも現実にはあるように感じています。

これは、「ISOを経営に利用するためには、社長に近い部署長を管理責任者に加えた方がよい。」という私の考えの理由でもあります。

モノの品質は品証部長が、経営に関することは経営(社長)に近い部署長(経営企画室や財務部)が適任です。

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マネジメントレビューは、社長の仕事

マネジメントレビューの主役は、社長です。

ISOの管理責任者が必要な資料をインプット情報として準備し、社長が分析・判断し、管理責任者にアウトプットとして指示するのがマネジメントレビューです。

経営側から品質マネジメントをみると、経営判断に必要な情報の中でISOに関係のある情報について、ISOの管理責任者から報告を受け、分析・判断し、指示を出すということです。

おそらく社長(経営者)は、毎年、毎月どころか、毎日が判断・決断の連続なのではないかと想像しています。マネジメントレビューで指示をする場合、社長の胸の内に納めておきたいことを無理に出す必要性はありません。品質マネジメント、品質方針・品質目標などについてISOの管理責任者に指示を出し、社内に周知・徹底させればよいのであり、関係することすべてを公開しなければならないといったものではないからです。

社長のリーダーシップについては、例えば顧客満足のため営業の品質目標が予算達成である場合、売上目標に対しほぼ計画通り等の報告を受けるだけでなく、前回報告者が話したこと、社長が話した・指示したことがどうなっているかを確認することが、リーダーシップを発揮し改善を続けるポイントになるかと思います。

ISOとかマネジメントレビューと聞くと、すごいこと(社員が成長し利益も上がるとか)、何か特別なことのように思うかもしれませんが、会社なら当たり前にやっていることなのです。

社長はもちろん日々考え、行動し、指示を出しているでしょうし、経営会議、役員会であれば、ISOでいう記録も残っているのではないでしょうか?

ポイントは、

  • 何のための品質マネジメントか
  • ISO9000シリーズの要求に今やっていること、できていることを当てはめる

ことに尽きると思います。

品質マネジメントは、

  • 会社のビジョン(ありたい姿)に向かい品質方針を定め、
  • 品質目標を設定し、
  • 社員の力量を伸ばす教育訓練を毎日の仕事の中で行い、
  • PDCAを回す

ことだと私は考えています。

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マネジメントレビューの進め方

ISO9001:2015版では、経営との統合が要求されています。

経営判断は社長の仕事そのものですから、その一部をISO9000シリーズの要求に当てはめればよいので、何か特別なこと、難しいことをするわけではありません。

それでも審査等に際し不安が残るなら、経営のナンバー2を管理責任者にする手もあります。

ある会社では、何でも社長に判断を求める若手を管理責任者に抜擢し、これを社長夫妻がサポートし、その期待に応えて若手が育ったケースがありました。

ISOを面倒と思うこともあるとは思いますが、品質マネジメントを積極的に利用して欲しいと思います。

まずは、品質マネジメントを年1回(マネジメントレビューも1回)回してみる。その後、半期、四半期、毎月といったイメージで速く回せるように進化させる、あるいは深化(深めていく、質を高めていく)させていく方法もあります。

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「課題検討表」によるリスク、環境、顧客要求等の分析

分析というと、ヒト(人)、モノ、カネ(金)に加え、時間や情報の要素を加える方法があります。

マネジメントレビューでは、課題検討の資料として次のようなものを作成して分析するやり方があります。初めのうちは、あまり深く掘り下げ過ぎないようにして全体を把握する、見渡せるようにするのが分析のコツになるかと思います。

縦軸には、内部の課題と外部の課題を列挙します。

1.内部の課題
(1)人的資源(不足している人材、これから必要になる人材など)
(2)販売力、営業力(商品企画力なども)
(3)調達力(外注・購買・在庫管理)
(4)技術力(製品開発力)
2.外部の課題
(1)自社製品やサービスを購入する顧客の状況
(2)外注先の製造能力(コストや納期なども)

横軸には、要求事項を並べます。( )内の数字は、ISO9001:2015要求事項の項番です。

  • 組織の内部・外部の課題(4.1)
  • 利害関係者(4.2)
  • 利害関係者のニーズ(4.2)
  • リスク及び機会(チャンス)(6.1.1)
  • 目標(6.2)
  • 達成のための計画(6.2)
  • 運用管理の計画(8.1)
  • 監視・測定項目(9.1)
  • 分析・評価(9.1)
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マネジメントレビューを活用する

折角のマネジメントレビュー、経営、会社運営との統合によるポイントには、次のようなものがあります。

  • マネジメントレビューで年1回全社目標を振り返り、予算作成とリンクさせる。
  • 内部監査(マネジメントのチェック)
  • 毎月の予算は、毎月の営業会議、経営会議や取締役会で確認する。
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マネジメントレビューについての品質マニュアル記載内容

審査対策としては、マネジメントレビューのインプット、アウトプットを要求事項通りにまとめるのが簡単です(まとめやすい、書類を作りやすいという意味です)。

はかせ
はかせ

実際にインプット情報を読み、アウトプットを指示する社長の立場からすれば、インプット情報とアウトプット情報をA4かA3の用紙1枚に分かりやすくまとめて欲しいと(内心)思っているのではないでしょうか。

以下、マネジメントレビューについての要求事項をほぼそのまま紹介します。

9.3 マネジメントレビュー

9.3.1 一般(マネジメントレビューの実施)

社長は、品質マネジメントシステムが、引き続き、適切、妥当かつ有効で、当社の戦略的な方向性と一致していることを確認するため、あらかじめ定めた間隔(毎年1回年度末)で、品質マネジメントシステムをレビューする。

社長が必要と認めた場合には、上記とは別に臨時のマネジメントレビューを行うことができる。

9.3.2 マネジメントレビューへのインプット(マネジメントレビューの資料)

マネジメントレビューは、次の事項を考慮して計画し、実施する。

a)前回までのマネジメントレビューの結果とった処置の状況

b)品質マネジメントシステムに関連する外部及び内部の課題の変化

c)次に示す傾向を含めた、品質マネジメントシステムのパフォーマンス及び有効性に関する情報

1)顧客満足及び密接に関連する利害関係者からのフィードバック

2)品質目標が満たされている程度

3)プロセスのパフォーマンス、並びに製品及びサービスの適合

4)不適合及び是正処置

5)監視及び測定の結果

6)監査結果

7)外部提供者のパフォーマンス

d)資源の妥当性

e)リスク及び機会への取組みの有効性

f)改善の機会

9.3.3 マネジメントレビューからのアウトプット(マネジメントレビューの指示事項)

社長は、マネジメントレビューのアウトプットに、改善の機会、品質マネジメントシステムのあらゆる変更の必要性、及び資源の必要性についての決定及び処置を含め記録し、保管する。

ISO9000シリーズの要求事項についてはこちら。

ISO9000シリーズ等のJIS規格と「JIS検索」について
ISO9000シリーズ品質マネジメントシステム要求事項等とJIS規格を検索方法について説明します。「JISQ9004組織の持続的成功のための運営管理−品質マネジメントアプローチ」の「付属書A(参考)自己評価ツール」の自己採点はお勧めです。

まとめ

ISO9000シリーズの中で内部監査と並びなじみがないと思われるのがマネジメントレビューかと思いますが、マネジメントレビューという言葉になじみがないだけで、その中身は経営会議や役員会議などに含まれていることだと思います。

ここでは、以下について説明しました。

  • マネジメントレビューは、社長の仕事
  • マネジメントレビューの進め方
  • 「課題検討表」によるリスク、環境、顧客要求等の分析
  • マネジメントレビューを活用する
  • マネジメントレビューについての品質マニュアル記載例
はかせ

ISOについて学ぶきっかけは、知り合いの社長さんからISOについて相談されたことでした。
品質マネジメントを知るほどに、チーム運営やプロジェクトにも使える意外に良い仕組みであることを再認識しています。

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