内部監査による継続的改善。次の一手を考える

ここでは、ある会社(組織)を仮定して、まずPDCAを回せるようになることを目標に内部監査を利用して3年、何とか回せるようになってきた段階で、次の1手を考えてみます。

内部監査責任者になって3年

内部監査責任者として3年、各部署の品質目標計画のPDCAを1回転、年1回は回せるところまではきました。7割程度はできていると判断しています。

品質マネジメントというより、目標設定、計画、実行と進捗管理、評価と、いわゆるPDCAを回せない部署が多い状況から、内部監査の機会を利用して、各部署年1回はPDCAを回せるようになってきたところです。

1年目こそほぼ監査責任者が監査を実施していたわけですが、候補者を選び、内部監査ガイドで教育し、実際の監査でOJTを経験させ、ひとまず合格点を取れるところまではきたところです。

もちろん、監査員個人の力量差はありますが、質だけでなく量も確保するようにしないと、それこそ内部監査のマンネリ化となりかねません。

内部監査ガイド(内部監査員教育資料)
ISO9000シリーズの内部監査員教育のため作成した「内部監査ガイド」を公開しています。内部監査を積極的に活用して会社の成長や継続的改善を図ることや、チェックリスト作成の作り方と見直し方などについてまとめています。

ここでは、目標を立てて実行すること、レベルアップしていくこと、そして内部監査でレベルアップすることについて考えてみます。

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目標を立てて実行することについて

目標を立てて実行すること、ただこなしているのではないことがポイントです。

ひとまず年1回は、各部署の品質目標の計画を立て、実施、進捗を管理し、評価するところまできました。ここまで3年、やれやれなのですが、ここで次の段階に進まないと内部監査自体がマンネリ化してしまいます。

それでは、次の段階に進むにはどうしたらよいのか?

品質目標のPDCAが、公平に評価(報酬に反映)されることが一番だとは思うのですが、評価制度(人事評価)にも関することなので、ISO事務局や内部監査責任者としては、評価に関することには手をつけられないというのが正直なところです。

力量評価をどうするか?

品質マネジメントで力量マップと教育・訓練を回していますが、評価制度と関係があるからといって、人事評価と力量評価の2本立てで回せるほどの力量なく、とても回せないだろうと判断しています。

個人的な感想ではありますが、3年間ISO事務局や内部監査を通して現場をみてきた感想です。

人事も各部署の管理職も共に力量不足なのは否めず、何もしなかった3年前よりは、PDCAを回すようになっただけ大進歩ではあるのでっすが、客観的にみればまだまだ不十分でしょう。

結局のところマネジメントが弱い、各部署も全社としてのマネジメントがうまく機能していないようなイメージです。

マネジメントとは

マネジメントには、自己管理できていることが必要だと考えています。

自己管理は、時間管理、スケジュール管理できること。

さて、自己管理できている管理職がどれだけいるのか?

かと思えば、管理職でなくても自己管理できている人もいます。

目の前のことを処理し、こなすことに精一杯では、他人の管理などできなくて当たり前だとは思いませんか?

クレームはなぜ起きる?

クレームが起きた後でその原因を調べてみると、「やらなければいけないことを、やらない」から、クレームになってしまうことが多いです。

何だかんだと理由をつけてやらないから、表に出てきた時にはクレームとなってしまう。

かといって、やらせるのは社長でも難しいのかもしれない。

言われたことだけして、「やってます」をアピールする。

実際は、何も変わっていないのに、「頑張ってます。やってます。頑張っているのですが・・・。」と、実は言い訳をしている。

どんな気持ちでそうしているのか、そうせざる得ない状況であるのか、アピールする人とされる人以外には分かりませんが・・・。

それにしても、やってますアピールの人は、組織にとって良いことはないと思うのですが、それでもなくならないのは、経営層の意思で残しているのか、そうなってしまうのは会社のDNAなのでしょうか。

さてさて、どうしたものか。

なぜ、こんなことに悩んでいるのか?

なぜ、どうにもならないことについて考え悩んでいるのか?

その理由の1つは、何とか年1回PDCAが回りだし改善する手段を得たところなので、さらに次の段階に何とか内部監査で力量アップできないものかと考えているからなのです。

  • 諦めて、そつなく内部監査はできるけれど、今できてる部署のレベルを上げるために、何かできること、お手伝いできることはないのか?
  • 会社全体のレベルアップが必要なのは明らかですが、ここは割り切って自部署のことを優先するのか?
  • 仕事と割り切り、できる範囲でやることにするのか?

日々とはいいませんが、品質マネジメントで何とかできないか考え続けています。

ISO 9000シリーズも2015年版となり、ISO事務局は、品質保証部ではなく、経営企画室など経営層直轄の組織がやらないと、品質マネジメントの良さを活かせないようと考えています。

こうして、悩みというか、考えごとは続くのでした。

誤解の無いように言っておきますが、愚痴や無力感から悩んでいるのではなく、会社をよくするために品質マネジメントをもっと活かしたい、改善の手段として内部監査を使えるのではないかと思いつつも、具体的な打つ手は思いつかず悩んでいるということです。

まとめ

ここでは、目標を立てて実行すること、レベルアップしていくこと、そして内部監査でレベルアップすることについての考えを以下について説明しました。

  • 内部監査責任者になって3年
  • 目標を立てて実行することについて
  • 力量評価をどうするか?
  • マネジメントとは
  • クレームはなぜ起きる?
  • なぜ、こんなことに悩んでいるのか?
はかせ

ISOについて学ぶきっかけは、知り合いの社長さんからISOについて相談されたことでした。
品質マネジメントを知るほどに、チーム運営やプロジェクトにも使える意外に良い仕組みであることを再認識しています。

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