リモートワークなど働き方の変化から、電子承認（ハンコの問題）や品質文書や記録の電子化の必要性が増しています。品質文書の電子化を進めることに異論はないとしても、実際に電子化を進めようとすると、次の様に様々な状況があります。
- 基幹システムやクラウドサービスなどによるIT化により容易に移行できる。
- 作成・検討・承認のプロセスをそのまま電子化すると新たな問題が出るので、電子化のメリットや課題を検討してみないといけない。
- 費用的な問題があり、すぐにはできない。
- 情報セキュリティに対する考え方により電子化が難しい。
- そもそも、使えるITインフラが貧弱だったり、社員や管理職のITリテラシーに問題がある。
ここでは、電子化として、紙で保管している品質文書・記録を電子化する場合の注意点と進め方について説明します。
書類（文書・記録）等を電子化する場合の注意事項
書類といっても、文書・記録の他にも、図面や写真など様々なものがあります。
ここでは、書類等を電子化を進める前に検討が必要なこと、書類等の電子化の注意点について説明します。
電子化されたデータにアクセスできる人を制限すること
電子化するということは、ユーザーにとっては紙で保管するよりも取り扱いは容易になります。半面、意外に思うかもしれませんが、管理側にとっては手間が増えますし、情報セキュリティ面での対策が必要となり、それなりの初期投資や維持費用もかかることになります。
端的に言うと、紙の文書のコピーや持ち出しに比べると、電子化した文書は簡単にコピーも持ち出しもできてしまうということです。
電子化した文書（データ）に誰がアクセスしたかや、最新版はどれなのかの管理も必要だということです。
例えば、電子化した文書等のデータへのアクセス範囲を決める際には、「Need to Knowの原則」により、アクセスが必要なデータに対してのみ、アクセスを許可するようにする。
「Need to Knowの原則」とは、「情報は知る必要がある者に対してのみ与え、知る必要のない者には与えない。」ことです。
電子化されたデータをパソコン等の画面で読めること。
電子化する文書のデータ形式がPDFのみなら表示の問題はないかもしれません。
しかし、社内ではOffice系のソフトを使ったり、設計ではCADデータ、その他、写真などもあり、必要な人が必要な時に見られるかは、電子化する際に検討しなければならないことの１つです。
必要なデータを検索して特定できること。
電子ファイルは、コピーが簡単です。コピーが簡単だということは、どれば最新版なのかとか、どれが原本（オリジナル）なのかを、しっかり管理していないと分からなくなるということです。
このため、文書等を電子化した場合には、次の様な方法で管理します。
- 電子化したデータをリストで管理する。（台帳管理）
- ファイル名に、データの種類や日時を記載する。（ファイル名のルール化）
重要なのは「最新版がどれか分かる」ということです。
電子化を始める前に必ずやるべきこと
書類等の電子化を進めることが決まると、いきなり電子化の作業を始めたくなりますが、その前にやることがあります。
書類の２S、つまり、書類の整理・整頓です。
- 具体的には、不要な書類等を廃棄する。
- 必要な書類を定位置で管理する。
書類の２Sができていないのに、「不要そうな書類も電子化してしまえ」と考えるのは、電子化の手間、電子化した書類の管理が大変になるだけで、プラスの面がありません。
不要そうな書類は、電子化の優先順位を下げて、電子化がある程度進んできてから整理すればよいと考えています。
以上、まとめると電子化の作業を始める前に、次のことを実行します。
- 不要な書類は廃棄し、電子化の対象を、活用頻度が高く素早く探したい書類に絞る。
- 過去の文書・記録等は、どこまで電子化の対象とするか決める。
電子化の進め方：データ形式や管理方法
電子化を進める場合に、検討し決める項目について説明します。
文書等の電子化というと、あれもこれもやりたいことが出てきがちですが、初めの内は電子化の対象範囲をしぼり、電子化の方法や管理方法を試行錯誤しつてみた方がよいと考えています。
書類サイズ
原本がA4以外の場合、原則実寸でスキャンする。
電子化の解像度
スキャン解像度が無駄に高過ぎるとファイルサイズが大きくなり、電子したファイルの閲覧や保管に支障が出ます。
一般的な文書は200dpi、細かい文字のある文書や写真などは300～400dpiを目安にしています。
ファイル形式
ファイル形式は原則PDFとします。
画像ファイルの場合は、jpgやpngなどの形式を決めます。
また、元のファイル（ワードやエクセルなど）を残すかどうかを決めます。
ファイル名
ファイル名は、検索しやすいように、ファイル名のルールを決めます。
- ファイル名の例：作成年月-内容-作成者-バージョン
データファイルの管理
探しやすいフォルダ構造にしたり、リスト（台帳）で管理します。
ファイル名や保管するフォルダ構造を検索しやすいようにします。
メールの管理でも同じようなことがあります。
目的や用途別にフォルダ管理する場合もあれば、検索すればよいので年単位の大きなフォルダ構成にすることもあります。
その他
電子化した文書・記録等はいつまで保管し、廃棄するか決めます。
過去の文書等の電子化の考え方
書類等の電子化には、次の様な進め方もあります。
- 日々の業務で使う書類から保管する。
つまり、
- 電子化する対象をこれから作成・保管するものとする。
- 過去の書類は手をつけない。
という電子化の進め方です。
過去分については、ある程度電子化の工数や費用が分かってきた段階で、
- ３年分はスキャンする。
といった進め方もあります。
「何のための電子化」なのか忘れないことが重要です。
まとめ
リモートワークなど働き方の変化から、ハンコに加え品質文書や記録の電子化を改めて検討した会社は少なくないのではないでしょうか。
品質文書の電子化を進めることに異論はないとしても、実際に電子化を進める場合には、とりあえずやってみようすると、そのボリュームに驚きマイナス思考になってしまうケースもある様です。
ここでは、品質文書管理規定の電子化対応と「Need to Knowの原則」について、以下の項目で説明しました。
- 書類（文書・記録）等を電子化する場合の注意事項
- 電子化されたデータにアクセスできる人を制限すること
- 電子化されたデータをパソコン等の画面で読めること。
- 必要なデータを検索して特定できること。
- 電子化を始める前に必ずやるべきこと
- 電子化の進め方：データ形式や管理方法
- 書類サイズ
- 電子化の解像度
- ファイル形式
- ファイル名
- データファイルの管理
- その他
- 過去の文書等の電子化の考え方
