品質マニュアル2015版改定の思い出

ゴールデンウィークのある日、A3の資料を前にもうやるしかないと意を決して2015版品質マニュアルを作り始めました。

実際に始めたのは、事前に作成したISO9001:2008の品質マニュアルとISO9001:2015要求事項一覧表の切り貼り。

この切り貼りの資料が2015版品質マニュアルのたたき台となり、3か月ほどで案として完成しました。

はかせ
はかせ

当初はエクセルで改訂部分の洗い出しをしていたのですが、細部に入り込み過ぎて全体(内容とボリューム)が分からなくなり、結局切り貼りすることで頭の中の整理も進みました。

2015版移行作業への着手は早かったのですが、

はかせ
はかせ

ISO9001:2015の移行期間は3年あるけれど、起案は一人でやるしかなさそうだ。

と早々に手を着けたものの、思っていた以上に面倒な作業であり、

はかせ
はかせ

ゼロから作った方が楽かもしれない?

ぎりぎりまで先に延ばそうか・・・。

と開き直ったかと思えば、今度は、

はかせ
はかせ

考えていても仕方ないから、まずは手を動かそう!

と初めてみるが途中で行き詰まる・・・。

これを何度か繰り返し、時には中断(放置)していたのでした。

それが、突然2015版移行審査を早めに受けることが決まり、まったなしで2015版品質マニュアルを仕上げなければならなくなりました。

とはいっても、急に移行作業が進みだすはずもなく、ゴールデンウィークでざっくりとでも形を作らなければ間に合わないところまで追い込まれてしまっていたのでした。

スポンサーリンク

改定方針と改定作業の流れ

最終的に継続性を考慮し、2008版品質マニュアルを踏襲する(大幅な変更はしない)ことに決め、以下の順で作業を進めました。

  • 2008版品質マニュアルの内容をISO9001:2015の要求事項に当てはめる。
  • 2015年版での新規要求事項や改定内容を反映する。
  • 文章表現を仕上げる。

改定中に起こった問題など

品質マニュアル以外の規定などは、事前に進めていたものを含め並行して見直しを進めました。

思っていた以上に難航したのが冒頭で触れた品質マニュアルのISO9001:2015対応です。とにかく進まない。

  • 作業を開始するも、修正、推敲と枝葉の部分に気を取られ手が止まる。
  • コツコツやってみるが、進まず。
  • 休みの日に集中してやろうとするが、集中できない。

何回かトライするも進まず。

最終的に、次の手順で進めました。

  • ISO9001:2015の要求事項と2008版品質マニュアルの内容を並べた表を作り、切り貼り。
  • 切り貼りを元にして、品質マニュアルをざっくりとでいいから形にする。
  • 新規要求事項や改定内容を追記する。(組織の知識など)

ここまでは、用語や文章表現には目をつぶり、形にすることを最優先というよりは、形にすることだけに集中しました。

形ができてから、

  • 品質マニュアルとして推敲を重ねる。

推敲は、1ページ目から、最後のページから、気になる部分からと繰り返しました。どれだけ推敲しても修正はあるので、ここは妥協というか、積極的にあきらめ、終わりは時間(納期)を決めてそこでやめました。自己採点で80点といったところでしょうか。

「積極的にあきらめる」という考え方は「あり」だと思います
自分でどうにもならないことは積極的にあきらめた方がよいと考えています。無理な昇任試験に合格してもその後どうにもならなくなってきます。そうなってからでは自ら選んだ道でもつらすぎませんか?でも暗記は積極的にあきらめてはいけなかったようです。

こうして2015版品質マニュアル(案)の作成が完了しました。

品質マネジメントシステム体系図は、作っておいてよかった

品質マネジメントシステム体系図(QMS体系図)は、無理に作らなくてもよいとの意見も聞きますが、あればなにかと便利なので作った方がよいと思います。

いくつかメリットを紹介します。

  • 新入社員教育では、組織図と共に会社全体の仕事の流れの説明に使っています。
  • 各部署の教育では、担当業務の位置づけ、お客様に売っている商品について自分の部署やチームの役割、それの一部を担っている自分自身の役割を知ることにも使えます。
  • 組織の知識(会社のノウハウ)を考える際に役に立ちました。

品質マニュアルのレビューと監査員教育

品質マニュアルのレビューは、ISO9001:2015の教育を兼ねて内部監査員で実施したところ、分かりにくい点を知ることもでき、ISO教育資料や内部監査にも活用しました。

2015版で変わったとは言っても、基本は同じであり品質マニュアル以外の関連規定についても大きな変更はありませんでした。ISO9001:2015移行は品質マネジメントについて改めて見直す良い機会でもあり、ISO9001:2015のためだけの教育は、ほとんど必要ありませんでした。

まとめ

ここでは、品質マニュアルのISO9001:2015版を作成した時の思い出などについて以下の項目で説明しました。

  • 改定方針と改定作業の流れ
  • 改定中に起こった問題など
  • 品質マネジメントシステム体系図は、作っておいてよかった
  • 品質マニュアルのレビューと監査員教育
タイトルとURLをコピーしました