「品質マニュアル3.0」:方針管理規定

「品質マニュアル3.0」の関連規定の1つ、「方針管理規定」の一例です。

はかせ
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どのような会社にしたいのかというビジョンや経営理念を背景に、それを実現するための経営方針と経営目標が具体的であれば、品質目標を経営目標に当てはめ、各部署そして個人に展開することは難しくありません。

はかせ
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会社としての方針や目標が、明確で具体的であれば、社内に周知しやすいですし、各部署への展開も具体的に考えられるのですが・・・。

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1. 目的

本規定は、品質目標、部署品質目標とその進捗管理を適切に行うことを目的とする。

2. 適用範囲

品質目標及び年度部署品質目標の設定、進捗管理等に適用する。

  • 「品質目標」と言う場合、社長の定める全社の品質目標とする。
  • 各部署長の定める品質目標は、「部署品質目標」とする。
はかせ
はかせ

部署ごとに品質目標を展開した場合、部署長の力量の差が品質目標の計画や実施に出てきます。こうなると管理職の教育・訓練や評価制度も絡んできます。管理責任者は経営企画など社長に近い部署が担当した方がよいと私が考える理由です。

3. 責任と権限(役割)

3.1 社長

社長は、以下の責任と権限を有する。

  • 経営方針・行動計画に基づき、品質方針と品質目標を策定する。
  • 品質目標が各部署において、どのように展開され、実施して効果を上げているかを確認する。
  • 年度終了後に各部署が品質目標を展開・実施したことに対しての評価をする。

3.2 管理責任者

管理責任者は、品質目標の進捗管理について責任を負う。

管理責任者は複数おいてもよいので、いわゆるモノの品質保証と品質マネジメントを分担するのも1つの方法だと考えています。

3.3 部署長

部署長は、以下について責任を負う。

  • 社長の定めた品質目標を受けて、年度部署品質目標を策定する。
  • 部署の活動状況を把握する。
  • 策定した年度部署品質目標を所属社員に対して周知徹底する。
  • 部署品質目標の進捗状況を管理し、管理責任者に報告する。
  • 期末に年度部署品質目標の達成度を評価し、管理責任者に報告する。

4. 品質目標計画の作成と実施

4.1 品質方針及び品質目標の周知・配布

管理責任者は、社長が全社の品質方針及び品質目標を決定後、速やかに各部署長に周知する。

変更がない場合には、変更がないことを周知します。

4.2 部署品質目標の決定

(1)部署長は、期末に品質方針及び品質目標を基本として、部署で達成すべき部署品質目標を定める。

(2)部署品質目標は、次の事項を満たすものとする。

  • 品質方針と整合していること
    • 品質方針、品質目標を実現する手段(目標)となっている。
    • 品質目標、部署目標(営業予算等)を実現する目標となっている。
    • 部署独自の課題に対する目標を含んでいる。
  • 測定可能であること
    • 目標の進捗状況や結果が、数値やその他の方法で客観的に判断できる。
  • 製品やサービスに求められている法令・規制、顧客との約束(契約、価格、納期、仕様など)を考慮に入れること
  • 製品及びサービスに適合し、顧客満足の向上に関連していること
    • 顧客をより満足させることができる。

4.3 品質目標計画の策定

部署長は、期末に部署品質目標の具体的な実施計画を「品質目標計画」にまとめる。

「品質目標計画」では、次の事項を明確にする。

  • 実施事項(具体的に実施する内容)
  • 必要な要員、そのために使用する設備など
  • 責任者(部署長、部署長が指名した所属員等)
  • それぞれの実施事項の完了予定時期
  • 実施した結果を客観的に評価する方法

4.4 管理責任者による品質目標計画の確認

部署長は、策定した「品質目標計画」を管理責任者に提出する。

管理責任者は、部署長から提出を受けた「品質目標計画」を確認後、各部署長に返却する。

5. 部署品質目標の進捗管理

5.1 品質目標計画の進捗管理

(1)品質目標計画の進捗報告

部署長は、部署品質目標の進捗状況について、「品質目標計画」に記載し、管理責任者に四半期毎に報告する。

進捗確認は、「品質マニュアル3.0」で想定している小規模の会社であれば、四半期1回が適当な場合が多いと思います。

(2)品質目標計画への実績入力時の注意事項

  • 目標値と実績との差異は、件数等で具体的に記載する。
  • 計画に対する遅れについては、対策を明記する。

(3)管理責任者は、各部署より報告された部署品質目標の進捗に関し、必要に応じ部署長に確認する。

5.2 品質目標計画の達成度評価

(1)品質目標計画の見直し

  • 部署長は、状況が変化した場合には、目標の内容を見直し、必要に応じ品質目標計画を見直す。
  • 品質目標計画を変更する場合には、「6. 品質目標計画の変更」による。

(2)半期及び期末の管理責任者への報告

  • 部署長は、期末に品質目標計画の達成度を評価し、管理責任者に報告する。
  • 管理責任者は、部署長から提出を受けた「品質目標計画」を確認後、捺印し各部署長に返却する。

6. 品質目標計画の変更

部署長は、品質目標計画を変更する必要があると判断した場合、改定した「品質目標計画」に変更理由を添えて、管理責任者に報告する。

管理責任者は、部署長から提出を受けた「品質目標計画」を確認後、捺印し部署長に返却する。

部署長の力量によりますが、計画立案時の前提が大きく変わった、そもそも無理な計画だった場合には、部署長に計画の見直しを指示することも必要だと考えています。

まとめ

ここでは、「品質マニュアル3.0」の関連規定の1つ、「方針管理規定」の一例について説明しました。

はかせ

ISOについて学ぶきっかけは、知り合いの社長さんからISOについて相談されたことでした。
品質マネジメントを知るほどに、チーム運営やプロジェクトにも使える意外に良い仕組みであることを再認識しています。

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