内部監査ガイド:監査の目的と重要ポイント

内部監査員教育のためにハンドブックを作成しました。

2020年11月、複数のページに分かれていた内部監査ガイドを1つにまとめました。

内部監査ガイド:ISO9001:2015版対応
内部監査責任者として監査員を育て始めてみると、プレゼンやスピーチの様に人前で話をしなければならないときのメモのような心の支えの様なものが必要だろうと考え、「内部監査ガイド」としてまとめ始めました。 「内部監査ガイド」は、初めて内部監査を担...

ここでは、内部監査の目的と重要ポイントについて説明します。

なお、実際の内部監査員教育では、組織図、品質マネジメントシステム体系図、及び、内部監査規定を併用し、監査員自身が関係する業務をイメージできるように配慮しています。

内部監査ガイドは、教科書的な内容も含め以下の項目となっています。

  1. 監査の目的と重要ポイント (<--ここです。)
  2. 内部監査のプロセスと計画
  3. 内部監査の準備
  4. 監査前会議
  5. 内部監査の実施
  6. 監査後会議
  7. 監査結果の評価と不適合の記述
  8. 是正処置の報告とフォローアップ
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はじめに:内部監査員教育の流れ

教育の流れは、次の通りです。

  1. 内部監査ハンドブック(これから説明する内部監査ガイドと同様の内容)を使い内部監査員に必要な基礎について説明する。
  2. 実際の内部監査に同席させ、チェックリストを埋めてみる。
  3. チェックリスト作成、監査の実施、是正処置、報告書作成まで体験させる。この際、監査責任者として全面的にバックアップするからまずはやってみてと、体験させることを重視しています。

ここまでやって、ようやく内部監査員としてスタート地点に立てたと判断しています。後は、内部監査員として自ら気づいた点を改善させるようにしています。

実際の内部監査を1部署1~2時間程度で終わらせているためでしょうか、監査員研修を受ければ内部監査ができると思っている方が少なくありません。中には研修を受けて即できる人もいるでしょうが、ISO9000の知識と業務内容に加えコミュニケーションも取れないと監査が成立しないため、事はそう簡単ではないのですが・・・。なかなか理解して頂けない悩みの一つです。

監査の定義

「監査」とは、「監査基準」が満たされているかどうかを確認することです。 「監査基準」を満たしていることを確認するために、「監査証拠」を収集します(集めます)。

【監査基準】
品質マニュアル、各種規定、手順書、規格要求事項、法的要求文書、顧客の契約文書(基本契約書)など
【監査証拠】
観察内容、ヒアリング内容、記録等

客観的証拠(objective evidence)

あるものの存在又は真実を裏付けるデータ(3.8.1)。

注記1

客観的証拠は、観察、測定(3.11.4)、試験(3.11.8)、又はその他の手段によって得ることができる。

注記2

監査(3.13.1)のための客観的証拠は、一般に、監査基準(3.13.7)に関連し、かつ、検証できる、記録(3.8.10)、事実の記述又はその他の情報(3.8.2)から成る。

「JIS Q 9000:2015 品質マネジメントシステム-基本及び用語」より

内部監査の目的

内部監査の結果は、マネジメントレビューのインプット情報の1つで、マネジメントシステムの維持・改善のために活用します。

以下は、内部監査規定の記載例です(ほぼ要求事項通りです)。

内部監査の目的

品質マネジメントシステムについて以下の事項が満たされているか否かを明確にするため、管理責任者は内部監査規定に従い内部監査を実施する。

  • 品質マネジメントシステムが、品質マニュアル(要求事項)に適合しているか。
  • 品質マネジメントシステムがJIS Q 9001に適合している(適切に運用されている)か。
  • 品質マネジメントシステムが有効に実施され維持されているか。
【参考】内部監査とは
品質マニュアル(4.1項)で決定した「品質マネジメントシステムの意図した成果」を達成するために、品質マネジメントシステムの「適合性」と「有効性」を自ら評価する重要な活動
「品質マニュアル3.0」と関連規定一覧
「品質マニュアル」と関連規定へのリンクをまとめています。品質マニュアルと関連規定は、単なるサンプルではなく、モノづくりをしている小規模の会社(メーカー)を想定して具体的に作っています。

内部監査の重要ポイント(内部監査の基本)

内部監査の基本

内部監査の基本を以下に列挙します。

  • 独立性を保つために監査員自身の仕事は監査しない(できない)。客観性、公平性を保つため、自分の部署の内部監査をしてはいけないということです。
  • できるだけ具体的な事柄を捉えるようにします。
  • 先入観(思い込み)を持たず、客観的事実を確認します。
  • 監査員の意見・推測は排除します。監査員個人の意見や推測を入れないということです。
  • 監査で確認したことをありのまま記録する。監査員個人の知識や判断を入れずに、見たことは見たまま、できるだけそのまま記録します。
  • 規格要求・マニュアル(規定、手順書など)のどの部分に合致していないか見極めます。例えば、マニュアルのどの部分に書かれている内容が、確認した事実と違っているかを明確にします。
  • 通常の業務と離れた立場で、上下関係や利害関係を排除し(上下関係や利害関係を考慮することなく)、監査を行います。

内部監査での着眼(チェックポイント)

以下の①、②については第三者監査でも行いますが、③を行うのが内部監査の特徴です。

例えば、②のマニュアル通りに行われているかの確認に加え、特に協力会社を含めた外注・購買フロー、技術(設計・開発)を含めたフローについて、問題点や改善すべき点を見つけ出すようにします。単に「良い」、「悪い」だけでなく、「ルールは本当に役立つものか」、「ほかに方法はないか」とマニュアルそのものを審査するようにします。

「どこに問題があるのか」、「誰に責任があるのか」、「その問題点を解決するには何をすればよいのか」という具体的な答えまで引き出せると、内部監査の効果がより発揮されます。

ただし、実際の内部監査では時間が限られていますので、全体の時間配分の中でどこまで確認するかを考えて進める必要があります。チェックリストは、抜けや漏れを防ぐだけでなく、全体のバランスを把握するためにも使えます。

①ISOの規格要求事項に適合しているか?

  • マニュアルがISOの要求事項に沿ってつくられているかをチェックします。
  • ISO要求事項およびマニュアルどおり運用されているか、「適合性」を確認します。
  • ISO19011に基づき、審査員と同じ視点で内部監査を行うため、要求事項が大幅に変わった場合などに行う「模擬監査」的な監査です。

②組織のマニュアルが運用されているか?

  • マニュアルどおりに行われているかをチェックします。
  • ISO要求事項およびマニュアルどおり運用されているか、「適合性」を確認します。
  • ISO19011に基づき、審査員と同じ視点で内部監査を行います。内部監査では、品質マニュアルよりも、営業業務規定や設計・開発規定などの規定(ルール)についての確認が多くを占めます。

③マネジメントシステムは効果的に実施され、維持されているか?

  • 「マニュアルは使いやすいものになっているか」、「きちんと成果が出るものになっているか」をチェックします。
  • マネジメントシステムは効果があるか、「有効性」を確認します。
  • 現場で困っていることを吸い上げる、全社的な最適化や業務改善につながることを見つけるなど、ここが内部監査の大切なポイントだと考えています。

まとめ

ここでは、以下について説明しました。

  • 監査の定義
  • 内部監査の目的
  • 内部監査の重要ポイント(内部監査の基本)
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