内部監査ガイド:内部監査の実施

内部監査員教育のためにハンドブックを作成しました。

2020年11月、複数のページに分かれていた内部監査ガイドを1つにまとめました。

内部監査ガイド:ISO9001:2015版対応
内部監査責任者として監査員を育て始めてみると、プレゼンやスピーチの様に人前で話をしなければならないときのメモのような心の支えの様なものが必要だろうと考え、「内部監査ガイド」としてまとめ始めました。 「内部監査ガイド」は、初めて内部監査を担...

ここでは、内部監査前に準備することについて説明します。

内部監査ガイドは、教科書的な内容も含め以下の項目となっています。

  1. 監査の目的と重要ポイント
  2. 内部監査のプロセスと計画
  3. 内部監査の準備
  4. 監査前会議
  5. 内部監査の実施 (<--ここです。)
  6. 監査後会議
  7. 監査結果の評価と不適合の記述
  8. 是正処置の報告とフォローアップ
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内部監査で実施すること

品質マニュアル等による確認

内部監査員は、被監査部署の品質マネジメントシステムに関連する業務について、品質マニュアル通りに行われているかを確認します。

品質マネジメントシステムの各プロセス確認時の着眼点を列挙します。

  • 被監査部署の業務だけでなく、それに関連する業務を含むプロセス
  • 単に「良い」、「悪い」だけではなく、「ルールが役立っているか」、「他に方法はないか」など、品質マニュアルや規定等そのものを審査する視点
  • 「どこに問題があるのか」、「誰に責任があるのか」、「その問題点を解決するには何をすればよいのか」など、具体的な答えを引き出そうとする視点

チェックリストによる確認

内部監査員は、内部監査計画に示された監査目的及びチェックリストを参考にしながら、以下の点に注意して内部監査を実施します。

  • 監査報告書作成に必要なエビデンス(確認した文書や記録)の収集
  • 文書名、文書番号、発行日等を記録すること
  • 確認した文書や記録の識別に必要な部分のコピーなど
はかせ
はかせ

監査経験の浅い監査員の場合、確認したエビデンスを特定する「文書名」「文書番号」「発行日」をメモに残していないことがあります。個人差はありますが、監査員教育においては、チェックリストを実際に作らせてみて内容を確認することが有効です。

はかせ
はかせ

内部監査報告書にチェックリストを添付しておくと、フォローアップだけでなく、前回取り組んでいたことの進捗確認や変化などに気づきやすくなります。

不適合及び是正処置についての対応

内部監査において不適合がある場合、監査責任者は、不適合の内容について監査員、被監査部署立会者に確認し同意を得ます。

監査責任者は、確認した不適合について「是正処置要求・報告書」を作成し、被監査部署責任者に送付し是正を求めます。

内部監査の実施方法(面談、記録、事実確認)

【面談】
内部監査の面談には、観察、質問、検証があります。
観察する:
よく観察し、客観的に判断できる証拠を得るようにします。
質問する(チェックリスト利用):
チェックリストに基づき質問し、必要な情報を確実に得るようにします。
検証する(裏付資料の提示を求める):
回答内容について文書・記録等で確認します。
【記録】
監査記録(メモ)をとります。
結果を記録します。
【事実を確認する(不適合の確認をとる)】
不適合に対してその場で被監査者の確認を得ます。

監査員が面談で行ってはいけないこと

監査員は、自分が被監査者の立場になり、以下についてイメージし考えておくことがポイントです。まずは、自分が失敗しやすいことを認識することがポイントです。

・しゃべり過ぎないこと
監査員が話している間は、被監査者からの情報は入ってきません。
・論争しないこと
議論しにきたのではなく、内部監査に来たことを忘れないこと。
・知ったかぶりをしないこと
自分は有能であると慢心しない。かえって相手に知識の程度を知られ軽視されがちです。
・時間に遅れないこと
遅刻は、相手に不快感を与えます。
・相手を上司の面前で批判しないこと
同様に、部下の面前で上司を批判しないこと
そもそも批判はしないこと
・他部署の問題を引合いに出さないこと
逆に相手は自分(自部署)の問題点を他所で言われていると思い、口を閉ざしてしまいます。
・監査員が行っている方法を引合いに出さないこと
自慢に聞こえ、相手に反発感を与えてしまいます。
そもそもコンサル的なこと、提案はしないのが原則です。
・社内規定に適合していれば、その活動を批判しないこと
被監査者の問題ではないので。
・面談中に監査チームメンバー同士の意見の不一致を見せないこと
監査チームの信頼感がなくなります。

質問の仕方:Yes/Noと自由回答

質問の仕方を紹介します。ポイントは、より多くの情報を得るため、いかにして多くを話してもらえるかになります。

①Yes/Noの答えを求める質問

はかせ
はかせ

作業手順書はありますか?


②自由に答えてもらう質問

はかせ
はかせ

作業はどのような方法で実施していますか?


基本は「②自由に答えてもらう質問」です。

①のYes/Noの答えを求める質問を行う場合には、発展させていきます。

例1

はかせ
はかせ

作業手順はありますか?

(Yes/Noの答えを求める質問)

はい、あります。

はかせ
はかせ

それでは、作業手順書を見せてください


例2

はかせ
はかせ

作業手順はありますか?

(Yes/Noの答えを求める質問)

いいえ、ありません。

はかせ
はかせ

なぜ、手順書がなくても大丈夫なのか教えてください。


例3 見せて欲しい、教えて欲しいと質問する場合

  • よく分からないから教えて欲しいと頼む謙虚な姿勢が望ましい。より多くの客観的な証拠(記録)を得られることがあります。
  • 監査員は、被監査者よりもよく知っているのだという態度を示してはいけません。監査員が知っているのなら話す必要はないと考え、必要な最低限の情報さえ得られない結果となりがちです。

例4 同じ質問を異なる人にする

  • 他の人と異なる回答があった場合は、調査をする必要があります。

例5 管理者と担当者を分けて質問する

  • 担当者は管理者の目を気にして、実態を話したがらない傾向があります。

サンプリングによる質問

「購入先評価一覧表」を母集団とする場合

はかせ
はかせ

「購入先評価一覧表」を見せて頂けますか?

はかせ
はかせ

この「購入先評価一覧表」に記載されている購入先のうち、B社の評価資料(記録)を見せてください。

「外注への発注伝票」を母集団とする場合

はかせ
はかせ

A製品に関する昨年12月の外注への発注伝票を見せて頂けますか?

はかせ
はかせ

それでは、この発注伝票ファイルにある、C社の評価記録を見せてください。

悪い質問の例

はかせ
はかせ

仕入先業者の評価記録を見せてください。

はい、分かりました。

これが評価記録です。

この質問の仕方が悪い例である理由

  • 担当者は、これまでに評価した仕入れ先の評価記録を提示するが、評価選定していない仕入れ先の記録は無いので提示しないで済んでしまいます。
  • つまり、監査員は、発注しているにもかかわらず評価選定していない仕入れ先を検出することができない結果となるからです。

現場監査:実施状況の確認例

現場に行って担当者に仕事の内容を聞く

はかせ
はかせ

あなたの仕事は何ですか?

業務手順が決められているかを聞きます。

手順書等があればそれを確認します。

はかせ
はかせ

それはどのような手順で行うのですか?

担当者に質問している業務を見せてくれるように依頼します。

担当者の実作業を見て(観察して)、手順通り行われているかを確認します。

はかせ
はかせ

手順通りにやってみせてください 。

この際、記録があるか確認します。

はかせ
はかせ

作業記録を見せてください。

現場監査:識別状況の確認

例1 製品の識別

全過程で、製品が規定通りの識別がされているかを確認します。

例2 製品の状態の識別

全過程で、適合品・不適合品が規定通り識別されているかを確認します。

例3 不適合品の管理状態

不適合製品の識別が、ルール通りに行われているかを確認します。

現場監査:製造設備のメンテナンス

現場で製造設備のメンテナンス状態を見て(観察して)、定められた周期で点検が実施されているかを確認します。

また、メンテナンス方法や、異常時の対応などについて確認します。

まとめ

ここでは、内部監査で実施する以下の項目について説明しました。

  • 品質マニュアル等による確認
  • チェックリストによる確認
  • 不適合及び是正処置についての対応
  • 内部監査の実施方法(面談、記録、事実確認)
  • 監査員が面談で行ってはいけないこと
  • 質問の仕方:Yes/Noと自由回答
  • サンプリングによる質問
  • 現場監査:実施状況の確認例
  • 現場監査:識別状況の確認
  • 現場監査:製造設備のメンテナンス

内部監査ガイドは、続きます。

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