内部監査ガイド:監査前会議

内部監査員教育のためにハンドブックを作成しました。

2020年11月、複数のページに分かれていた内部監査ガイドを1つにまとめました。

内部監査ガイド:ISO9001:2015版対応
内部監査責任者として監査員を育て始めてみると、プレゼンやスピーチの様に人前で話をしなければならないときのメモのような心の支えの様なものが必要だろうと考え、「内部監査ガイド」としてまとめ始めました。 「内部監査ガイド」は、初めて内部監査を担...

ここでは、監査前会議について説明します。

内部監査ガイドは、教科書的な内容も含め以下の項目となっています。

  1. 監査の目的と重要ポイント
  2. 内部監査のプロセスと計画
  3. 内部監査の準備
  4. 監査前会議 (<--ここです。)
  5. 内部監査の実施
  6. 監査後会議
  7. 監査結果の評価と不適合の記述
  8. 是正処置の報告とフォローアップ
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監査前会議(初回会議、オープンミーティング)

監査前会議とは、初回会議、オープンミーティングとも呼ばれる、監査開始前に行う会議のことです。

内容(議題)は、内部監査チームのメンバー紹介や監査の進め方、実施方法についてであり、合わせてスムーズで実りある監査にするための協力を依頼します。

内部監査では、会議の形はとらない場合もありますが、以下の内容についての説明はします。

監査チーム、被監査部署のメンバー紹介

内部監査前、「監査」という言葉に緊張を覚える方もいるので、威圧的、高圧的にならないように注意します。

サーベイランス等の外部審査での審査チームリーダーの挨拶は参考になると思います。サンプリングなどの監査の説明は形式的ですが説明しなければならないことなのですが、2回目以降は聞き流している人が多いかと思います。

はかせ
はかせ

監査リーダーの「はかせ」です

社員
社員

監査員の「○○」です。

はかせ
はかせ

本日はよろしくお願いします。

監査の目的と対象範囲の確認

監査の目的と対象範囲について確認し、合意を得ます。

形式的と思うこともありますが、監査の前提なので重要です。

はかせ
はかせ

ISO9001のルールに基づき営業部の活動が適正に行われているかについて監査します。

監査基準、監査スケジュールの確認

監査基準、判断の基準について説明し、合意を得ます。

合わせて監査スケジュールを確認し、合意を得ます。監査の終了時間は厳守です。

はかせ
はかせ

品質マニュアル(最新版)及び規定などを監査基準として監査を行い、16時終了予定で進めます。

監査実施方法の説明

監査の実施方法を説明します。

はかせ
はかせ

監査はチェックリストを使用するほか、サンプリングで確認させて頂きます。

サンプリングと言うことは、不適合があるから業務全体が不適合というわけではない、不適合がないからといって業務のすべてが適合しているということでもないといった主旨の説明になるかと思います。

監査後会議(報告)の時間、報告書提出日等の連絡

内部監査では、会議の形をとらない場合もあります。監査終了時間、報告書等提出について説明します。

はかせ
はかせ

監査後会議は、本日の○○時に、この場所で行います。また、監査報告書は、2週間後に提出予定です。


会議の形式をとらない場合には、こんな感じです。

はかせ
はかせ

監査終了後、監査結果について報告します。報告書は、2週間以内に提出します。

協力の依頼

内部監査は相手の協力があってこそ成立します。形式的な監査や、被監査部署にとっても今後の改善に役立つような内容にするためにも、コミュニケーションは重要です。

はかせ
はかせ

監査時はできるだけ業務を妨げないように行いますのでご協力をよろしくお願いします。

内部監査とは言え、業務最優先と考えています。

まとめ

ここでは、監査前会議について説明しました。

監査前会議のポイントは、以下の通りです。

  • 内部監査実施にあたり必要な説明
  • スムーズで実りある監査にするための協力依頼

内部監査ガイドは、続きます。

はかせ

ISOを学ぶきっかけは、知り合いの社長さんからのISO認証取得の相談からでした。
品質マネジメントは、会社をよくするツールであり、チームやプロジェクトにも使えるよくできた仕組みです。

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ビジョンで回す博士の品質マネジメント
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