内部監査ガイド:内部監査の準備

内部監査員教育のためにハンドブックを作成しました。

2020年11月、複数のページに分かれていた内部監査ガイドを1つにまとめました。

内部監査ガイド:ISO9001:2015版対応
内部監査責任者として監査員を育て始めてみると、プレゼンやスピーチの様に人前で話をしなければならないときのメモのような心の支えの様なものが必要だろうと考え、「内部監査ガイド」としてまとめ始めました。 「内部監査ガイド」は、初めて内部監査を担...

ここでは、内部監査前に準備することについて説明します。

内部監査ガイドは、教科書的な内容も含め以下の項目となっています。

  1. 監査の目的と重要ポイント
  2. 内部監査のプロセスと計画
  3. 内部監査の準備 (<--ここです。)
  4. 監査前会議
  5. 内部監査の実施
  6. 監査後会議
  7. 監査結果の評価と不適合の記述
  8. 是正処置の報告とフォローアップ
スポンサーリンク

内部監査員が準備すること

被監査部署の仕事内容・業務フローを知ること

監査対象部署の会社全体での流れと仕事内容が分かっていないと的確な質問はできません。

とは正論ではあるのですが、すべてを知っているわけもなく、分からない・知らない場合には、素直に聞く・教えを乞うという姿勢(気持ち)が大切です。担当者に、「あなたの仕事は何ですか?」、「今、何の作業をしているのですか?」と聞いてみると、気付かされることが多いです。

事前に各業務の規程で業務フローを確認しておくと、内部監査で何を確認していくかといったストーリー、流れを作りやすくなります。質問される方も、業務フローの流れで聞かれると答えやすいものです。

マンネリ化を防ぐためにも、次のような自問、振り返りは有効です。

  • 質問することが目的になっていないか?
  • 何のための内部監査か?
  • 監査目的は?

監査基準を知ること

マニュアルや規定・手順書等を事前に読み返します。

監査員としての回答、返答には、根拠、裏付けが必要です。監査を受ける側からすれば、監査員(あなた)の考えや思いは聞いていないし、関係ないことだからです。

質問リスト、チェックリストを見直す

質問リストやチェックリストは、漏れなく効率的に内部監査を進める、確認することの抜け漏れを防ぐためにも有効です。

なのですが、チェックリストに頼り過ぎないこともポイントです。監査員はもちろんのこと、監査責任者や管理責任者は、チェックリストを埋めればよい、形式的な内部監査になっていないか注意します。

また、当日使ったチェックリストは、内部監査のエビデンス(客観的証拠、記録)にもなります。確認した文書や記録については、後日確認できるように、文書番号、文書名、発行日などをメモします。

過去の内部監査結果を確認する

少なくとも前回の内部監査結果について、報告書やチェックリストなどを確認します。主な確認項目を列挙します。

  • 不適合、観察事項のフォローアップなど
  • 他部署を含む再発や類似の指摘など

主要業務の責任と権限の一例

内部監査を実施するにあたり、品質マニュアルの要求事項と主管部署について「品質マニュアル 8.運用」の例を紹介します。

●:主管部署 ○:関連部署

項目/部署品証技術営業製造
8.1 運用の計画及び管理
8.2 製品及びサービスに関する要求事項
8.3 製品及びサービスの設計・開発 
8.4 外部から提供されるプロセス、製品及びサービスの管理   
8.5 製造及びサービス提供   
8.6 製品及びサービスのリリース  
8.7 不適合なアウトプットの管理

内部監査実施の通知と進捗管理

管理責任者(監査責任者)は、原則として内部監査実施日の7日前までに被監査部署長に通知します。

監査責任者は、内部監査の進捗を管理し、管理責任者に報告します。

まとめ

ここでは、以下について説明しました。

  • 内部監査員が準備すること
    • 被監査部署の仕事内容・業務フローを知ること
    • 監査基準を知ること
    • 質問リスト、チェックリストを見直す
    • 過去の内部監査結果を確認する
  • 内部監査実施の通知と進捗管理

内部監査ガイドは、続きます。

はかせ

ISOを学ぶきっかけは、知り合いの社長さんからのISO認証取得の相談からでした。
品質マネジメントは、会社をよくするツールであり、チームやプロジェクトにも使えるよくできた仕組みです。

はかせをフォローする
内部監査ガイド
スポンサーリンク
スポンサーリンク
はかせをフォローする
ビジョンで回す博士の品質マネジメント
タイトルとURLをコピーしました